سند حسابداری و انواع آن
برای ثبت رویدادهای مالی در سیستم حسابداری، از نوعی فرم استفاده می شود که به آن “سند حسابداری” گفته می شود. اسناد حسابداری به دو نوع دستی و کامپیوتری موجود می باشد.
در نوع قدیمی و سنتی آن که در حال حاضر کاربرد بسیار کمی دارد ابتدا سند خام، چاپ و پس از آن به صورت دستی نوشته می شد. ولی در سیستم های کامپیوتری، فرم خام آن توسط کامپیوتر نمایش داده می شود و سپس با استفاده از کامپیوتر،اطلاعات سند وارد می شود.
نمونه هر دو نوع سند در تصاویر قابل مشاهده است:
همانطور که در تصاویر فوق مشاهده می کنید اطلاعات زیر در اسناد موجود می باشد:
– شماره سند
– تاریخ سند
– عنوان برگه که در این مورد “سند حسابداری” می باشد
– ستون شرح برای درج نام حساب
– ستون جز برای ثبت گردش حساب های معین و یا حساب های جز
– ستون بدهکار و ستون بستانکار
– ردیف جمع مبالغ
و در نهایت محلی برای ثبت مشخصات تکمیل کنندگان و تایید کنندگان سند حسابداری. البته ممکن است اطلاعات بیشتری از قبیل یادداشت های توضیحی، تعداد اسناد پیوست سند، مرحله تنظیم سند و … نیز در برخی نرم افزار ها در نظر گرفته شده باشد.
انواع سند با توجه به تعداد ردیف های ثبت شده در آن:
هر سند از تعدادی ردیف تشکیل شده که در هر ردیف برخی حساب ها بدهکار و برخی نیز بستانکار شده اند. به هر یک از این ردیف ها، آرتیکل گفته می شود.
با توجه به تعداد آرتیکل ها ی ثبت شده در هر سند، دونوع سند حسابداری تعریف می شود: سند ساده، سند مرکب
تعریف سند ساده:
سند ساده سندی است که تنها دارای دو آرتیکل یعنی یک آرتیکل در سمت بدهکار و یک آرتیکل در سمت بستانکار می باشد:
|
شرح |
بدهکار |
بستانکار |
|
موجودی نقد و بانک فروش |
۱۰/۰۰۰/۰۰۰ |
۱۰/۰۰۰/۰۰۰ |
سند حسابداری فوق نشان دهنده فروش نقدی به مبلغ ۱۰/۰۰۰/۰۰۰ ریال می باشد.
تعریف سند مرکب:
سند مرکب سندی است که تعداد آرتیک های آن از دو مورد بیشتر است. انواع این آرتیکل به شرح زیر است:
– یک آرتیکل در سمت بدهکار سند حسابداری و بیش از یک آرتیکل در بخش بستانکار سند حسابداری مطابق شکل زیر:
|
شرح |
بدهکار |
بستانکار |
|
موجودی نقد و بانک فروش حساب های دریافتنی تجاری |
۱۰/۰۰۰/۰۰۰ |
۷/۰۰۰/۰۰۰ ۳/۰۰۰/۰۰۰ |
سند فوق نشان دهنده رویدادهای زیر می باشد:
فروش نقدی به مبلغ ۷/۰۰۰/۰۰۰ ریال
دریافت نقدی از مشتریان به مبلغ ۳/۰۰۰/۰۰۰ ریال
– بیش از یک آرتیکل در سمت راست سند حسابداری و تنها یک آرتیکل در سمت بستانکار سند حسابداری مطابق شکل زیر:
|
شرح |
بدهکار |
بستانکار |
|
موجودی نقد و بانک حساب های دریافتنی تجاری فروش |
۱۰/۰۰۰/۰۰۰ ۵۰۰/۰۰۰ |
۱۰/۵۰۰/۰۰۰ |
سند حسابداری فوق نشان دهنده مبلغ ۱۰/۵۰۰/۰۰۰ ریال فروش به شرح زیر است:
فروش نقدی به مبلغ ۱۰/۰۰۰/۰۰۰ ریال
فروش نسیه به مبلغ ۵۰۰/۰۰۰ ریال
– بیش از یک آرتیکل در سمت بدهکار و بیش از یک آرتیکل در سمت بستانکار مانند شکل زیر:
|
شرح |
بدهکار |
بستانکار |
|
موجودی نقد و بانک هزینه حقوق و دستمزد حساب های دریافتنی تجاری موجودی مواد و کالا فروش موجودی نقد و بانک حساب های پرداختنی تجاری |
۱۰/۰۰۰/۰۰۰ ۱۳/۰۰۰/۰۰۰ ۱۱/۵۰۰/۰۰۰ ۲۳/۰۰۰/۰۰۰ |
۲۱/۵۰۰/۰۰۰ ۱۳/۰۰۰/۰۰۰ ۲۳/۰۰۰/۰۰۰ |
سند حسابداری فوق نشان دهنده رویدادهای مالی زیر می باشد:
فروش به مبلغ ۲۱/۵۰۰/۰۰۰ ریال شامل ۱۰/۰۰۰/۰۰۰ ریال فروش نقدی و ۱۱/۵۰۰/۰۰۰ ریال فروش نسیه
پرداخت هزینه حقوق به مبلغ ۱۳/۰۰۰/۰۰۰ ریال به صورت نقدی
خرید مواد و کالا به مبلغ ۲۳/۰۰۰/۰۰۰ ریال به صورت نسیه
توجه داشته باشید که در تمام انواع اسناد فوق جمع طرف بدهکار و بستانکار باید با هم برابر باشد.
برخی مزیت های ثبت سند مرکب:
کاهش تعداد اسناد حسابداری به صورتی که می توان تمام رویدادهای یک روز را در یک سند روزانه ثبت نمود.
صرفه جویی در مصرف کاغذ (قابل توجه علاقمندان به محیط زیست)
معایب ثبت سند مرکب:
در صورت ثبت دستی در نرم افزارها، تحلیل و ثبت رویداد ها به راحتی ثبت های ساده نیست.
